770 192 444 (Po-Pá 7-16) info@perfect-academy.cz

Zásady zpracování osobních údajů

VE SPOLEČNOSTI Perfect Academy s.r.o.

 

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Perfect Academy s.r.o. Perfect Institut s.r.o.  získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti se zajišťováním kurzů v oblasti kosmetických služeb, zajišťováním služeb souvisejících a při realizaci své obchodní činnosti. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

 

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabylo účinnosti dne 25. 5. 2018.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce www.perfect-academy.cz

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

 

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost 1: Perfect Academy s.r.o., se sídlem Haškova 1714/7, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, IČ: 07394365, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 42293 (dále jen „Společnost“).

Společnost 2: Perfect Institut s.r.o., se sídlem Haškova 1714/7, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, IČ:07694628, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 42293 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: Ing. Michaela Nývltová, e-mail: info@perfect-academy.cz, tel.: +420 770 192 444

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně.

 

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby a abychom mohli plnit potřebné dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1 Zajišťování kurzů v oblasti kosmetických služeb

Identifikační a kontaktní údaje

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete v rámci Závazné přihlášky na kurz. Konkrétně zpracováváme tyto typy osobních údajů:

  • jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště;
  • e-mail a telefon;
  • údaj o sjednané výši platby.

Tyto údaje jsou součástí každé „Závazné přihlášky na kurz“ a potřebujeme je pro možnost uzavření smluvního vztahu spočívajícího v poskytnutí předmětné služby. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli službu (kurz) poskytnout.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

 

Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s poskytnutím služby, jako např. komunikaci ohledně podmínek zajištění kurzu a služeb souvisejících (storno pojištění, rezervace ubytování), vašich dotazů, připomínek k poskytovaným službám, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte, zpravidla:

  • jméno a příjmení, adresa;
  • e-mail a telefon;
  • číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • vyřizování vašich požadavků při poskytování služby, vyřizování reklamací, tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
  • vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o poskytnutí služby (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2 Realizace ostatních smluvních vztahů

Pro řádné fungování Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. smlouvy s lektory, nájemní smlouvy, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, právními poradci apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

 

2.3 Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách za poskytnuté služby) a to za účelem plnění účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

      

2.4 Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o poskytnuté službě, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

 

2.5 Marketingová komunikace

Komunikace na základě tzv. oprávněného zájmu bez vašeho souhlasu

Po dobu, kdy budete naším zákazníkem, tj.

  • pokud jsme vám poskytli službu (kurz), tak po dobu tří let od poskytnutí služby;

jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich vlastních shodných či obdobných výrobků nebo služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména o informace o novinkách v nabídce sortimentu našich služeb a akčních nabídkách.

Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již v rámci „Závazné přihlášky na kurz“ dáte aktivním zaškrtnutím políčka „Nemám zájem o zasílání obchodních sdělení na moji e-mailovou adresu“ najevo, že je zasílat nechcete.

Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání těchto nabídek (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete, je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme marketingové nabídky zasílat.

 

Komunikace na základě uděleného souhlasu

Pokud nebudou splněny podmínky pro zasílání marketingových nabídek bez vašeho souhlasu (viz předchozí text v bodu 2.5.), budeme moci vám tyto nabídky zasílat pouze s vaším předchozím souhlasem.

Udělení souhlasu je DOBROVOLNÉ a již udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Pokud byste nám souhlas neudělili, je jediným důsledkem to, že vám nebudou zasílány informace o novinkách v naší nabídce služeb, o akčních nabídkách či obdobná marketingová sdělení. Na možnost využívání jakýchkoliv nabízených služeb nemá neudělení souhlasu jakýkoliv vliv.

Případně udělený souhlas je platný na dobu 5 let (nebo samozřejmě do doby jeho odvolání z vaší strany). Pro účely prokazatelnosti o osobě, která nám souhlas udělila, vyžadujeme uvedení vašeho jména a příjmení, bydliště a e-mailové adresy pro zasílání marketingových nabídek. Právním základem pro zasílání marketingových nabídek je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU váš souhlas.

 

2.6 Zákaznické soutěže

Pokud nám k tomu udělíte předchozí souhlas, můžeme vás oslovit s plánovanou zákaznickou soutěží.

Podmínky zákaznické soutěže budou odeslány na vámi uvedenou e-mailovou adresu. Pro účely předání výhry výherci potřebujeme znát jeho jméno a příjmení a doručovací adresu. Tyto údaje však vyžadujeme až v okamžiku určení výherce.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • udělení vašeho souhlasu (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU).

 

2.7 Pořizování fotografických/video záznamů

V průběhu konání školení může společnost pořizovat o průběhu konání školení fotografické či video záznamy, když účelem pořízení těchto záznamů není zachycení podobizen účastníků školení, ale pouze průběhu a organizace školení. Tyto záznamy budou zveřejňovány na internetových stránkách společnosti nebo na sociálních sítích (např. facebook), a to po dobu 10 let.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

  • oprávněný zájem správce (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

 

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.

 

Osobní údaje zákazníků a dodavatelů

Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv.  V případě poskytnutí služby (kurzu) uchováváme osobní údaje po dobu 3 let (tj. do doby uplynutí promlčecí doby pro možnost uplatnění případných právních nároků).

 

Osobní údaje ostatní

Účetní údaje (faktury) Společnost v souladu s ust. § 31 zákona č. 593/1991 Sb., o účetnictví uchovává po dobu 5 let počínajících běžet koncem účetního období, kterého se týkají (to znamená, pokud nakoupíte zboží v průběhu roku 2018, musí být faktura uchována do konce roku 2023).

Společnost má dále dle § 35 zákona o dani z přidané hodnoty (č. 235/2004 Sb.), povinnost uschovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (to znamená, pokud nakoupíte zboží v průběhu roku 2018, musí být faktura uchována do konce roku 2028). Daňový doklad obsahuje následující osobní údaje: jméno, příjmení, dodací a fakturační adresu a případně IČO.

Osobní údaje získané s vaším písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu. Pro vyloučení pochybností uvádíme, že samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl (v režimu omezeného zpracování).

 

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi. Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

 

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout:

  1. pokud požadujete sjednání storno pojištění, tak v nezbytném rozsahu nutném ke sjednání platného storno pojištění vaše osobní údaje předáme společnosti Allianz pojišťovna, a.s. (konkrétně se jedná o jméno a příjmení, datum narození a adresu bydliště);
  2. pokud jste projevili zájem o zajištění rezervace ubytování, pak poskytovateli ubytovacích služeb předáme pro účely rezervace ubytování nezbytné osobní údaje, tj. jméno a příjmení, datum narození, adresu bydliště a kontaktní údaje.

 

Další potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako zejména poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – pokud mají postavení zpracovatelů osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů těchto služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

 

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

 

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit.

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, přímý marketing – tj. zasílání OBCHODNÍCH SDĚLENÍ, pořizování záznamů z průběhu školení).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: Perfect Academy .s.r o., e-mail: info@perfect-academy.cz, tel.: +420 770 192 444 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu. Budeme vás informovat o přijatých opatřeních do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do 1 měsíce) o důvodech nevyhovění.  

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i)

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Při poskytování služeb nám pomáhají cookies. Používáním webu s tím vyjadřujete souhlas. Další informace